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I tre perché di un buon Task e Workflow Manager tutto italiano

DI IN News Su 22 Luglio 2020

Numerose le aziende che si sono rivolte a IPKom per sopperire con Tasky® a carenze nella gestione del tempo e dei flussi di lavoro di cui hanno fatto recentemente le spese gli utenti meno avvezzi alla formula smart-working. Il Carrier VoIP e produttore di soluzioni UCC per aziende illustra le tre esigenze primarie emerse presso la clientela.

Sansepolcro | Non solo limiti legati all’impiego di sistemi telefonici obsoleti o poco flessibili ma anche il contorno del tutto diverso dall’abituale ha inficiato nei mesi scorsi la produttività di dipendenti e collaboratori che non si avvalevano del lavoro agile o ne usufruivano solo sporadicamente. «Se anche i più esperti del lavoro svolto da remoto hanno riscontrato in questo periodo alcune defiance in termini di gestione del tempo e della  di corretta sequenzialità dei processi lavorativi, possiamo ben immaginare le difficoltà affrontate dai neofiti dello smart-working» spiega l’Ing. Michele Piccini, CEO di IPKom. Il Carrier VoIP e produttore di soluzioni UCC per aziende ha analizzato le priorità delle organizzazioni che negli scorsi mesi hanno deciso di sopperire con Tasky® a questo tipo di carenze. Tra queste tre le più ricorrenti:

Gestire i flussi di lavoro con un client per desktop e smartphone

Quante volte si chiude accidentalmente una finestra web? Quante volte si accede effettivamente col browser ad una piattaforma online per la gestione dei propri compiti o scadenze? Quanti promemoria inviati da piattaforme cloud alla propria casella di posta vengono effettivamente letti? L’esperienza di IPKom mostra che alla resa dei conti la maggior parte degli addetti preferisce inserire eventuali scadenze nel calendario elettronico di smartphone o PC, sebbene tale “scadenziario” non consenta alcuna concertazione delle attività da compiere in team e si corra il rischio di essere particolarmente oberati in un dato giorno e “scarichi” in quello seguente, con un costante accavallamento delle attività.

Un client per desktop integrato nella barra degli strumenti e un’apposita app per smartphone consentono di aver accesso costante a compiti, scadenze e a strumenti per l’interazione con i colleghi senza dover accedere alla piattaforma tramite browser (accesso comunque disponibile). Permette di creare in maniera del tutto estemporanea task semplici, occasionali o ricorrenti, da assegnare a se stessi o a un collega e di avvalersi di una comunicazione multicanale, che include notifiche in real-time sullo stato avanzamento lavori che vedono coinvolto l’utente, la chat istantanea o l’invio di SMS per qualunque domanda che richieda una risposta immediata. Idealmente queste soluzioni dovrebbero interfacciarsi anche con il centralino telefonico aziendale, permettendo di telefonare al collega tramite il proprio telefono fisso cliccando sulla relativa icona.

Che si tratti del client desktop, della app per smartphone o dell’interfaccia web, l’utente è sempre collegato all’azienda anche in mobilità e può pianificare al meglio le proprie risorse.

michele piccini ipkom

Michele Piccini, Fondatore e Amministratore Delegato di IPKom

Ridurre al minimo distrazioni e interruzioni superflue del lavoro

Il task e workflow manager deve essere dedicato alla gestione controllata delle attività e delle scadenze e realizzato in modo tale da consentire una pianificazione ottimizzata delle attività singole o di gruppo evitando dimenticanze, cosa del tutto plausibile senza questo ausilio specie in giornate particolarmente frenetiche, che si lavori da casa o in azienda. Un buon task manager permette di assegnare automaticamente una serie di task in parallelo o in cascata con la possibilità di impostare delle condizioni d’uscita. Ciò consente di terminare velocemente e senza errori attività aziendali dalle più semplici alle più complesse, con numerosi compiti assegnati a persone diverse. I colleghi con cui si collabora maggiormente possono essere evidenziati, configurando l’applicazione in maniera opportuna. Ciò consente di visionare con un click le attività in corso, la rispettiva sequenza, e di interagire rapidamente con il proprio team.

Beneficiare di una reportistica, integrazione ERP e tutela dei dati a norma di legge

Le informazioni inserite tramite il client dai vari utenti, sono disponibili nel cloud privato di proprietà del Carrier aretino (server collocati a Milano e a San Sepolcro) e accessibili tramite applicazione web. Soluzioni come Tasky®,  che consentono di inserire/importare l’elenco dei prodotti e dei clienti collegati ai vari compiti, consentono di effettuare estrazioni e generare una reportistica dettagliata sul costo di un servizio/prodotto, quantificare il tempo dedicato ad uno specifico cliente, e inviare al gestionale automaticamente le ore da fatturare. Con ogni apertura e chiusura di task si registra il tempo speso dall’utente per espletare l’azione prevista (time tracking). Gli amministratori aziendali o i loro delegati hanno accesso a tale reportistica dettagliata per verificare redditività dei singoli clienti, costi di fornitura, risorse impegnate nei vari processi aziendali. Informazioni riservate che IPKom gestisce in base alle stringenti normative vigenti in Italia sulla tutela dei dati.

Conclusioni

Se il lavoro agile dovesse essere la nuova normalità, e non solo in questo caso, è necessario far tesoro delle esperienze dei dipendenti per garantire a tutti gli addetti la massima fluidità operativa ovunque si trovino. Uno degli strumenti che tutela e/o accresce la produttività degli utenti a dispetto del contorno è indubbiamente una buona soluzione per la gestione dei flussi di lavoro e delle scadenze.

Per ulteriori informazioni: www.tasky.it

 


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